Regularidade fiscal da empresa e do MEI: prevenção em 4 passos

Quando se decide por uma atividade empresarial pouca gente pensa que além de saber muito do negócio precisa entender o mínimo de direito tributário e se o sistema já é complexo para especialistas, imagine para o leigo. O simples ato de pagar uma guia de tributo pode tornar-se um grande desafio. E a substituição tributária? É um mundo à parte, no qual nem os fiscais tem coragem de explicar ao pobre contribuinte como fazer o cálculo.

O “Fale Conosco” do fisco do Estado do Rio de Janeiro, diante de uma dúvida muito objetiva, de como calcular o ICMS da Substituição Tributária para uma optante pelo Simples Nacional responde um emaranhado de leis, que não resolvem o problema. Mas, mesmo que consiga calcular corretamente os tributos devidos a todos os fiscos, ainda é preciso passar na prova das declarações, e não são poucas. O fisco cria mais e mais declarações, programas, informações, sistemas, versões, todos os dias, sem ao menos consultar a sociedade para saber se é possível, se é viável ou se é muito caro para a empresa, desconsiderando na maioria das vezes que as micro e pequenas devem ter tratamento privilegiado e simplificado. E hoje é tudo eletrônico, pela Internet, se o contribuinte ou quem faz a contabilidade não estiver atualizado, as multas podem fechar a empresa.

Diante de tanta obrigação, para evitar surpresas desagradáveis melhor não deixar tudo nas mãos do contador ou contadora. Vale acompanhar a situação da empresa periodicamente, para que qualquer pendência possa ser resolvida antes de onerar ainda mais o negócio, impedindo muitas vezes a participação em licitações, a obtenção de empréstimos, incentivos e  até o recebimento dos órgãos públicos. Assim, seguem os passos:

1. Acesse periodicamente, no mínimo uma vez por mês, com a certificação digital da empresa ou a sua como representante, o site da Receita Federal, no ambiente chamado de “eCac”, para obtenção do Relatório Fiscal, inclusive o Complementar, que lhe informará eventuais pendências na Receita e na Procuradoria da Fazenda Nacional (PGFN), inclusive eventuais débitos previdenciários (www.receita.fazenda.gov.br). Periodicamente emita a certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa, que sai quando há débitos mas suspensos;
2. Peça a certidão de regularidade fiscal no município da sede e na sua respectiva Procuradoria, inclusive dos locais onde tenha filiais. A certidão do município pode ser obtida uma vez por mês ou quando necessária. Muitas vezes até erros cadastrais impedem ou excluem a empresa do Simples Nacional;
3. No Estado obtenha a certidão do fisco estadual e a da Procuradoria Geral do Estado, que só valem juntas e mostram débitos estaduais, inclusive os inscritos em dívida ativa, que resultam em uma execução fiscal estadual. Para resolver a situação antes mesmo da pendência virar impedimento para a certidão ou ação judicial é importante, com a certificação digital da empresa, consultar o “Fisco Fácil” e o “DEC” (Domicílio Eletrônico do Contribuinte), que juntos mostram as exigências e pendências para a “autorregularização”, para o próprio contribuinte pagar ou entregar eventual declaração pendente;
4. Caso a empresa ou o empresário individual seja do Simples Nacional, é possível consultar esta condição na página do Simples na Internet. Muitos são excluídos e descobrem muito depois porque tudo é eletrônico e o aviso vai para a caixa postal eletrônica que o fisco disponibiliza para o contribuinte;

Caso queira ir um pouco além obtenha ainda:

5. No site da Caixa Econômica Federal o CRF – Certificado de Regularidade Fiscal perante o FGTS;
6. No site da Justiça do Trabalho (http://www.tst.jus.br/certidao) a certidão trabalhista;
7. Caso queira verificar se há execuções fiscais federais e outras ações contra a empresa, acesse o site da Justiça Federal para obtenção gratuita da certidão:
8. Para verificar ações estaduais já é necessários pagar as certidões dos cartórios distribuidoras, embora uma verificação inicial possa ser feita no site do Tribunal de Justiça do Estado gratuitamente.

Já a pessoa física pode acessar o site da Receita Federal e acompanhar o processamento da sua declaração de Imposto de Renda, para solucionar eventuais pendências, antes mesmo de ser chamada para explicar divergências na declaração que podem resultar em autuação fiscal.

A Receita Federal permite os acessos para pessoas físicas e optantes pelo Simples Nacional com a geração de um código, que depende do conhecimento dos dados básicos. As pessoas físicas precisam do número do recibo das últimas declarações de Imposto de Renda.

As demais precisam, obrigatoriamente, comprar um certificado digital de pessoa física ou jurídica, em uma certificadora, que custa em torno de R$ 300,00 a R$ 500,00 e vale de 1 a 3 anos. O certificado digital é a assinatura digital da pessoa física ou jurídica e vem em um tipo de “pen drive” (um token ou Smart Card) ou em um modelo chamdo de A1, armazenado no computador.

Dá um pouco de trabalho, mas é essencial estar sempre atento também à situação fiscal, para solucionar eventuais pendências antes mesmo da cobrança, que costuma já vir acompanhada de acréscimos, encargos, honorários e outros custos. Fica a dica! Até a próxima!